Co musisz zrobić, aby uzyskać dostęp do KSeF?

MŚP i JDG

KROK 1 Wybierz sposób korzystania z KSeF

Bezpłatne narzędzia MF: Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma.
Komercyjne programy dostępne na rynku zintegrowane z KSeF 2.0.

KROK 2 Uzyskaj dostęp do KSeF i uwierzytelnij się

JDG: dostęp możliwy od razu przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
Spółki: wymagane złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.

Każda osoba uprawniona może wygenerować klucz dostępu do systemu – certyfikat lub token. Może to zrobić w Aplikacji Podatnika MF.

KROK 3 Nadaj uprawnienia

Możesz nadać dostęp do KSeF pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom.

Uprawnienia obejmują między innymi: wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami.

Pracownicy i Księgowi

KROK 1 Wybierz odpowiednie oprogramowanie

Sprawdź, czy Twój system księgowy został zintegrowany z KSeF 2.0. Możesz też skorzystać z darmowych aplikacji MF: Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF lub e-mikrofirmy.

Krok 2 Uwierzytelnij się w KSeF

Uzyskaj dostęp do KSeF za pomocą: KROK ‑KROK • Profilu zaufanego • Podpisu kwalifikowanego • Pieczęci elektronicznej • Certyfikatu KSeF • Tokena

Złóż formularz ZAW-FA, jeśli działasz np. jako spółka i chcesz wskazać osobę uprawnioną

KROK 3 Nadaj uprawnienia

Przydziel dostęp do KSeF pracownikom i współpracującym firmom. Możesz nadać uprawnienia do:

Wystawiania faktur
Przeglądania faktur
Zarządzania uprawnieniami

Jak odebrać fakturę w KSeF

Od 1 lutego odbierzesz faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dotyczy to wszystkich podmiotów, także tych, które nie wystawiają faktur w KSeF, ale otrzymują dokumenty wystawione w tym systemie.

KROK 1 Wybierz narzędzie do odbierania faktur

Od 1 lutego możesz odebrać faktury w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów:

Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie ksef.podatki.gov.pl.
Aplikacja Mobilna KSeF – do pobrania na telefon.
e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy.

KROK 2 Uzyskaj dostęp do KSeF

Jeżeli posiadasz NIP, masz już podstawo- we uprawnienia do korzystania z KSeF. UWAGA! Jeśli nie prowadzisz jednoosobowej działalności gospodarczej, lecz działasz w innej formie i nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej, musisz złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, aby uzyskać dostęp do KSeF.

KROK 3 Zaloguj się do KSeF

Wejdź na stronę ksef.podatki.gov.pl lub zaloguj się przez swój program księgowy jeśli jest zintegrowany z KSeF. Następnie zaloguj się, korzystając z jednej z metod:

Profil Zaufany, lub
podpis kwalifikowany.

KROK 4 Wyszukaj fakturę w swoim narzędziu

Po zalogowaniu się do jednego z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów przejdź do zakładki „Lista Faktur” – znajdziesz tam wszystkie faktury wystawione dla Ciebie w KSeF.

PAMIĘTAJ! Sprawdzaj regularnie czy nie otrzymałeś faktury od swojego kontrahenta. Ma to znaczenie dla terminu płatności za fakturę.

KROK 5 Możliwość pobrania faktury

Otrzymane faktury możesz:

pobrać (np. w formacie PDF)
zapisać na telefonie lub komputerze,
wydrukować, jeśli są potrzebne np. do rejestracji samochodu, rozliczenia dotacji albo innych spraw administracyjnych czy sądowych

Pobrane i wydrukowane faktury automatycznie są opatrzone kodem oraz numerem KSeF.