REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU GMINY TARNOWO PODGÓRNE

 

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

 

§ 1

 

Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Tarnowo Podgórne, zwany dalej „Regulaminem”, określa organizację i zasady działania wskazanego wyżej Urzędu, zwanego dalej „Urzędem”, oraz zakres działania jego wewnętrznych komórek organizacyjnych.

 

§ 2

 

1. Urząd jest jednostką organizacyjną Gminy Tarnowo Podgórne, powołaną do realizacji zadań Wójta, jako organu wykonawczego i organu skarbowego Gminy Tarnowo Podgórne, zwanej dalej „Gminą”.

2.  Do zadań, o których mowa w ust. 1 należą:

     1) zadania własne Gminy wynikające z ustaw, a w szczególności z ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym,

     2) zadania z zakresu administracji rządowej zlecone Gminie na mocy ustaw albo porozumień z organami administracji rządowej,

     3)  zadania z zakresu administracji samorządowej innej niż gminnej, powierzone Gminie
w drodze porozumień.

3.  Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy.

     Siedzibą Urzędu jest Tarnowo Podgórne, a adresem Tarnowo Podgórne ul. Poznańska 115. Komórki organizacyjne Urzędu działają również w budynkach przy ul. Poznańskiej 96 i przy ul. Słonecznej 4 w Tarnowie Podgórnym.

4. Działalność Urzędu jest jawna, z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z przepisów ustaw.

5.  Urząd zapewnia dostęp do informacji publicznej związanej z jego działalnością.

     Podstawową formą informowania o działalności Urzędu jest Biuletyn Informacji Publicznej na stronie internetowej Urzędu. Szczegółowe zasady i tryb udostępniania informacji publicznej określają ustawy i zarządzenia Wójta.

6.  Urząd funkcjonuje zgodnie z zasadami zawartymi w:

1)      powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności ustawach
o samorządzie gminnym i o pracownikach samorządowych, kodeksach postępowania administracyjnego i pracy oraz instrukcji czynności kancelaryjnych w urzędach gmin,

2)      aktach wewnętrznych wprowadzanych uchwałami Rady Gminy oraz zarządzeniami Wójta, w szczególności regulaminie pracy, instrukcji obiegu dokumentów oraz niniejszym regulaminie.

    

 

 

§ 3

Struktura organizacyjna Urzędu

 

1.  Kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników Urzędu jest Wójt.

2.  W skład Urzędu wchodzą:   

     1)  Wydział Finansowy,

     2)  Wydział Gospodarki Nieruchomościami,

     3)  Wydział Infrastruktury Drogowej,

     4)  Wydział Infrastruktury Kubaturowej i Ochrony Środowiska,

     5)  Wydział Informacji Publicznej i Obsługi Administracji,

     6)  Wydział Obsługi Księgowej,

     7)  Wydział Spraw Obywatelskich,

     8)  Wydział  Zagospodarowania Przestrzennego,

     9)  Biuro Obsługi Klienta,

   10)  Komenda Straży Gminnej,

   11)  Urząd Stanu Cywilnego

oraz

     Samodzielne stanowiska:

1)      ds. audytu wewnętrznego ( audytor)

2)      ds. bhp,

3)      ds. funduszy unijnych,

4)      ds. kadr i płac,

5)      ds. komunikacji społecznej,

6)      ds. kontroli wewnętrznej Urzędu i innych jednostek organizacyjnych Gminy,

7)      ds. obrony cywilnej i ochrony p. pożarowej,

8)      ds. obsługi prawnej – radca prawny koordynator,

9)      ds. obsługi prawnej – radca prawny,

10)  ds. obsługi Rady,

11)  ds. obsługi sekretariatu,

12)  ds. obsługi kancelaryjnej Wójta,

13)  ds. promocji,

14)  ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi,

15)  ds. zamówień publicznych

16)  ds. archiwum zakładowego.

17)  pełnomocnik Wójta ds. ochrony informacji niejawnych,

3.  Komenda Straży Gminnej funkcjonuje na zasadach wydziału.

4.  Wydziałem i Biurem kieruje Kierownik, Komendą kieruje Komendant.

5.  W skład komórek organizacyjnych Urzędu wchodzi Urząd Stanu Cywilnego, którym kieruje  Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.

6. W Urzędzie zatrudnieni są pracownicy obsługi podporządkowani Wydziałowi Informacji Publicznej i Obsługi Administracji.

7. Strukturę organizacyjną oraz podległość służbową pracowników przedstawia Schemat organizacyjny Urzędu Gminy Tarnowo Podgórne stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

 

ROZDZIAŁ II

Zasady funkcjonowania Urzędu

 

§ 4

1. Pracownicy Urzędu winni są kierować się dobrem klienta (mieszkańców, interesantów), dbać o dobrą znajomość jego oczekiwań, ustalać i stosować czytelne, jednoznaczne procedury, zapewniać terminową i profesjonalną realizację zadań.

2. Pracownicy Urzędu działają w oparciu o zasady:

1)      praworządności,

2)      służebności wobec społeczności lokalnej,

3)      racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4)      jednoosobowego kierownictwa,

5)      planowania pracy,

6)      podziału zadań,

7)      współdziałania.

 

§ 5

 

Pracownicy Urzędu przy wykonywaniu zadań są zobowiązani mieć na uwadze dobro Gminy
i Państwa, przy zachowaniu zasad praworządności.

 

 

§ 6

 

Do obowiązków pracownika samorządowego należy w szczególności:

1)      przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a także uregulowań wewnętrznych Urzędu,

2)      wykonywanie zadań sumiennie, terminowo i bezstronnie,

3)      udzielanie informacji organom, instytucjom i osobom fizycznym oraz udostępnianie   dokumentów znajdujących się w posiadaniu jednostki, w której pracownik jest zatrudniony, jeżeli prawo nie stanowi inaczej.

4)      dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej (służbowej i państwowej na zasadach
i w zakresie przewidzianym przez prawo),

5)      zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, podwładnymi oraz współpracownikami,

6)      udzielanie klientom informacji i wyjaśnień niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy,

7)      informowanie zainteresowanych o stanie załatwienia ich sprawy,

8)      powiadomienie bezpośredniego przełożonego i strony o konieczności przedłużenia terminu załatwienia sprawy i o przyczynach zwłoki,

9)      wykonywanie zadań pionu ochrony informacji niejawnych w zakresach swoich obowiązków, pod kierownictwem pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych,

10)  współpracy z administratorem bezpieczeństwa informacji,

11)  zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim,

12)  stałe podnoszenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych w zakresie zajmowanego stanowiska.

 

§ 7

 

1. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy swoich zastępców i sekretarza, w zakresie udzielonych im pełnomocnictw.

2. Kierownicy komórek Urzędu kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem.

3. Kierownicy komórek Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi pracowników komórki
i sprawują nadzór nad nimi.

 

ROZDZIAŁ  III

Zadania wspólne wewnętrznych komórek Urzędu

 

§ 8

 

1.  Do wspólnych zadań komórek należy:

-   Realizacja działalności przypisanej przepisami prawa do właściwości Wójta.

- Przygotowywanie, w sposób uzgodniony z Wójtem, projektów uchwał i aktów wewnętrznych, materiałów, sprawozdań i analiz dla Wójta, w tym przedstawianych przez Wójta na sesjach i komisjach Rady Gminy.

-   Realizacja zadań wynikających z uchwał Rady Gminy.

-  Współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy w zakresie opracowywania projektu budżetu,

-   Udział w przygotowywaniu planów zadań gospodarczych Gminy.

- Przygotowywanie i udostępnianie informacji publicznej, na zasadach i w zakresie przewidzianym przez prawo.

-   Usprawnianie organizacji, metod i form pracy komórek Urzędu.

-   Przechowywanie akt i pieczęci.

- Stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt oraz oznaczanie ich
i archiwizowanie, realizacja innych czynności kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

-  Opracowanie i wdrożenie statystyki gminnej, według przyjętego wzoru.

2. Kompetencje, a zwłaszcza decyzyjność oraz podpisywanie pism wychodzących z urzędu, wynikają ściśle z udzielonych pełnomocnictw, upoważnień oraz zakresów czynności.

3. Pracownicy ponoszą odpowiedzialność wobec  bezpośrednich przełożonych oraz Wójta, za prawidłową organizację, skuteczną realizację zadań oraz za wykonywanie zarządzeń, decyzji i poleceń kierownika Urzędu.

4. Kierownicy wydziałów, biura oraz samodzielne stanowiska, w ramach swoich obowiązków i uprawnień oraz posiadanych środków, odpowiadają za merytoryczną i formalną prawidłowość realizowanych zadań, pod kątem ich legalności, celowości, rzetelności, gospodarności, przestrzegania dyscypliny budżetowej oraz zgodności z przyjętą strategią działania Gminy.

5. Kierownicy wydziałów, biur oraz pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska zobowiązani są do sygnalizowania konieczności aktualizowania aktów wewnętrznych (zarządzeń Wójta i uchwał Rady Gminy) z uwagi na zmianę ustawodawstwa
i przedstawianie Wójtowi projektów odpowiednich aktów wewnętrznych.

 

ROZDZIAŁ  IV

Zakresy działania i kompetencji w Urzędzie

 

§ 9

Wójt

 

1.    Wójt jest kierownikiem Urzędu i wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego
w stosunku do pracowników Urzędu.

2.    Do zadań Wójta należy wykonywanie uchwał Rady Gminy i zadań Gminy określonych przepisami prawa.

3.    Zadania Wójta określają ustawy.

 

§ 10

Pierwszy Zastępca Wójta  - I ZW

 

1.    Pierwszy Zastępca Wójta wykonuje zadania powierzone mu przez Wójta, w tym także   
w imieniu  Wójta.

2.    Pierwszy Zastępca Wójta zastępuje Wójta w czasie jego nieobecności bądź niemożności wykonywania przez niego obowiązków

3.    Pierwszy Zastępca Wójta zapewnia w szczególności nadzór nad działalnością  komórek
i stanowisk Urzędu  oraz jednostek organizacyjnych w zakresie powierzonym mu przez Wójta.

 

§ 11

Drugi  Zastępca Wójta  - II ZW

 

1.    Drugi  Zastępca Wójta wykonuje zadania powierzone mu przez Wójta, w tym także
w imieniu  Wójta.

2.    Drugi Zastępca Wójta zastępuje Wójta i Pierwszego Zastępcę Wójta podczas ich nieobecności bądź niemożności wykonywania przez niego obowiązków.

3.    Drugi Zastępca Wójta zapewnia w szczególności nadzór nad działalnością  komórek
i stanowisk Urzędu  oraz jednostek organizacyjnych w zakresie powierzonym mu przez Wójta.

§ 12

 Sekretarz Gminy  - S

 

1.    Sekretarz Gminy podlega bezpośrednio Wójtowi, wykonuje zadania wskazane przez Wójta, w tym także w imieniu Wójta w ustalonym zakresie.

2.    Szczegółowy zakres zadań Sekretarza Gminy Wójt określa w „Zakresie obowiązków
i uprawnień Sekretarza Gminy".

3.    W powierzonym przez Wójta zakresie, Sekretarz zapewnia w szczególności:

-          prowadzenie przez Urząd spraw wynikających z zadań Gminy i  Wójta,

-          organizację pracy Urzędu,

-          nadzór nad działalnością  komórek i stanowisk Urzędu  w  powierzonym zakresie.

 

§ 13

Skarbnik Gminy - SK

 

1.    Skarbnik Gminy podlega bezpośrednio Wójtowi i jest Głównym Księgowym budżetu Gminy.

2.    Skarbnik nadzoruje i kontroluje działalność finansową budżetu Gminy i podległych Gminie
jednostek.

3.    Szczegółowy zakres zadań  Skarbnika Gminy Wójt określony jest w „Zakresie obowiązków
i uprawnień Skarbnika Gminy".

 

§ 14

Zastępca Skarbnika – ZSK

 

Zastępca Skarbnika zastępuje Skarbnika Gminy w czasie jego nieobecności i wykonuje zadania określone w swoim „Zakresie obowiązków”.

 

§ 15

Wydział  Finansowy – WF

 

Do zadań WF należy:

1. Prowadzenie spraw związanych z podatkami i opłatami lokalnymi, w tym; realizacja  czynności egzekucyjnych.

2. Współpraca z Izbami i Urzędami Skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

3. Wykonywanie zadań z zakresu pomocy publicznej i nadzorowanie ich wykonania.

4.  Prowadzenie spraw związanych ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego dla producentów rolnych.

5.  Sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z wymaganiami ustawowymi.

 

 

 

§ 16

Wydział Gospodarki Nieruchomościami -  WGN

 

Do zadań WGN należy:

1.    Prowadzenie ewidencji gminnego zasobu nieruchomości i spraw związanych
z gospodarowaniem nim, w tym m.in.: wydzierżawianiem, zakupem, sprzedażą, zamianą, najmem, wywłaszczaniem oraz nadzór nad realizacją umów związanych z jego administrowaniem.

2.    Naliczanie i dochodzenie wymaganych opłat związanych z gospodarowaniem nieruchomościami.

3.    Naliczanie i dochodzenie wymaganych opłat adiacenckich.

4.    Wydawanie postanowień i decyzji o podziale nieruchomości.

5.    Scalanie nieruchomości oraz rozgraniczenia.

6.    Prowadzenie spraw z zakresu nazewnictwa miejscowości, ulic oraz numeracji porządkowej nieruchomości.

7.    Planowanie, koordynacja i realizacja zadań dotyczących gospodarowaniem mieszkaniowym zasobem Gminy.

 

§ 17

Wydział Infrastruktury Drogowej  -  WID

 

Do zadań WID należy:

1.    Długo i krótkoterminowe planowanie inwestycji oraz inwestycji drogowych wiązanych
  z pasem drogowym.

2.    Nadzorowanie i koordynowanie zadań w zakresie obiektów wskazanych w ust. 1
  prowadzonych przez Gminę.

3.    Uczestnictwo w komisjach przetargowych, radach budowy, odbiorach technicznych,
  przekazywanie ukończonych inwestycji użytkownikom.

4.    Współpraca z pracownikiem ds. funduszy unijnych w zakresie aplikacji o środki unijne
  oraz realizacji projektów unijnych.

5.    Pozyskiwanie i rozliczanie środków zewnętrznych na realizację inwestycji określonych
  w ust. 1.

6.    Realizacja obowiązków zarządcy dróg gminnych w zakresie inwestycji, remontów
  i utrzymania.

7.    Naliczanie opłat z tytułu zajmowania pasów drogowych dróg gminnych w związku
 z prowadzeniem inwestycji  innych niż drogowe.

8.    Naliczanie opłat z tytułu zajmowania pasów drogowych i skwerów na cele związane
 z reklamą.

9.    Kontakty i koordynacja spraw związanych z innymi podmiotami odpowiedzialnymi za   
 budowę i utrzymanie dróg na terenie Gminy , nie zarządzanych przez Gminę.

10.  Realizacja zadań Gminy w zakresie zaopatrzenia w energię elektryczną, ciepło, paliwa
 gazowe.

11.  Prowadzenie spraw dotyczących utrzymania dróg i placów, stanowiących obowiązek
 Gminy i wynikających z bieżących potrzeb, przygotowywanie umów w tym zakresie oraz 
 nadzór nad ich realizacją.

12.  Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie użytków rolnych.

13.  Współdziałanie z instytucjami i jednostkami obsługującymi rolnictwo.

14.  Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem zieleni w pasach drogowych.

15.    Prowadzenie spraw z zakresu gospodarki wodnej.

16.    Nadzór i organizacja spraw związanych z konserwacją urządzeń wodnych.

17.    Prowadzenie spraw  z zakresu rolnictwa będących zadaniami Gminy.

18.    Prowadzenie numeracji dróg i ich ewidencji oraz ewidencji drogowych obiektów  
  mostowych.

 

§ 18

Wydział Infrastruktury Kubaturowej i Ochrony Środowiska -  WIKOŚ

 

Do zadań WIKOŚ należy:

1.        Długo i krótkoterminowe planowanie inwestycji kubaturowych, parków, skwerów.

2.        Nadzorowanie i koordynowanie inwestycji, remontów obiektów wskazanych w ust.1  prowadzonych przez Gminę.

3.        Uczestnictwo w komisjach przetargowych, radach budowy, odbiorach technicznych, przekazywanie ukończonych inwestycji użytkownikom.

4.        Współpraca z pracownikiem ds. funduszy unijnych w zakresie aplikacji o środki unijne oraz realizacji projektów unijnych.

5.        Pozyskiwanie i rozliczanie środków zewnętrznych na realizację inwestycji określonych w ust. 1.

6.        Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem, remontami, budową, modernizacją budynków komunalnych, w tym świetlic wiejskich, budynków mieszkalnych i administracyjnych.

7.        Prowadzenie całokształtu spraw związanych z ochrona środowiska i przyrody.

8.        Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o lasach.

9.        Wykonywanie zadań związanych z finansowaniem pochodzącym z Wojewódzkiego i Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.

10.    Załatwianie spraw dotyczących dzierżawienia obwodów łowieckich.

11.    Prowadzenie spraw związanych ze zwalczaniem chorób zakaźnych zwierząt i roślin.

12.    Prowadzenie spraw wynikających z ustaw o odpadach oraz o utrzymaniu porządku i czystości w gminie.

13.    Nadzór i koordynacja zadrzewień i zalesień.

14.    Prowadzenie spraw z utrzymaniem zieleni gminnej z wyłączeniem zieleni w pasach drogowych.

15.    Nadzór nad segregacją odpadów na terenie Gminy.

16.    Prowadzenie edukacji ekologicznej.

17.    Współpraca ze schroniskiem dla bezdomnych zwierząt.

18.    Współpraca z sołectwami w sprawach związanych z rolnictwem i ochroną środowiska oraz gospodarką odpadami w zakresie zadań Gminy.

19.    Współpraca ze stanowiskiem OC w zakresie nadzwyczajnego zagrożenia dla środowiska.

20.    Kontrola i nadzór nad rekultywacja terenów.

21.    Nadzór i koordynacja nad gospodarką rybacką.

22.    Kontrola i nadzór nad prawidłową eksploatacją jeziora Lusowskiego.

23.    Przedstawicielstwo w stowarzyszeniach dotyczących ochrony wód.

24.    Nadzór nad prawidłową eksploatacją gminnych inwestycji służących ochronie środowiska.

25.    Prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie zwierząt.

26.    Opiniowanie inwestycji pod względem szkodliwości dla środowiska.

 

§ 19

Wydział Informacji Publicznej i Obsługi Administracji - WIPOA

 

Do zadań WIPOA należy:

1.    Realizacja innych zadań z zakresu spraw organizacyjnych Urzędu.

2.        Prowadzenie działalności informacyjnej o Gminie.

3.      Współpraca z organizacjami samorządowymi i pozarządowymi w zakresie udzielenia informacji publicznej.

4.      Prowadzenie ubezpieczeń majątku oraz interesu majątkowego Gminy

5.      Prowadzenie  bazy  informacyjnej  o  gospodarce  Gminy  oraz  statystyki  gminnej,  według przygotowanego wzoru.

6.     Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej, spraw dostępu do informacji publicznej,
a w szczególności:

-        koordynacja działań komórek organizacyjnych urzędu w zakresie przygotowywania materiałów, edycji, udostępniania dokumentów i informacji publicznej,

-        redakcja Biuletynu Informacji Publicznej we współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz gminnymi jednostkami organizacyjnymi.

7.        Prowadzenie spraw obsługi informatycznej Urzędu Gminy, w tym m.in. administrowanie siecią informatyczną, aktualizacja programów, organizowanie bezpieczeństwa sieci informatycznej, przesyłu danych.

8.      Obsługa procesów Systemu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Urzędzie zgodnie
z obowiązującymi procedurami w zakresie Systemu Rekrutacji i Naboru.

10. Nadzór nad realizacją umowy o obsługę w zakresie zbiorowej komunikacji lokalnej Gminy.

11. Wykonywanie działań przypisanych Wójtowi, jako administratorowi danych osobowych, zgodnie z  ustawą o ochronie danych osobowych i przepisami wykonawczymi.

12.  Administrowanie budynkami Urzędu Gminy:

-     zabezpieczenia budynków przed włamaniami oraz dostępem osób trzecich poza godzinami pracy Urzędu,

-        zabezpieczenia budynków zgodnie z zasadami ochrony przeciwpożarowej,

-        ubezpieczenie budynków, sprzętu i wyposażenia należącego do Urzędu Gminy,

-        zapewnienie prawidłowego funkcjonowania wszystkich instalacji i znajdujących się tam urządzeń,

-     współpraca z Wydziałem Infrastruktury Kubaturowej i Ochrony Środowiska
w zakresie remontów i modernizacji budynków.

-      rozliczanie umów na prace konserwatorskie i inne, związane z utrzymaniem budynków, instalacji i wyposażenia.

-        prowadzenie książek obiektów,

-        prowadzenie spraw związanych z użytkowaniem pomieszczeń w budynkach Urzędu Gminy przez inne osoby i instytucje.

13.  Gospodarowanie materiałami i gospodarka wyposażeniem Urzędu:

-        zaopatrywanie Urzędu w materiały, urządzenia i towary,

-        organizacja i ewidencjonowanie wyposażenia według użytkowania przez poszczególnych pracowników,

-      obsługa umów na korzystanie z telefonów komórkowych, samochodów służbowych oraz prywatnych samochodów do celów służbowych przez pracowników,

-      nadzór nad pracownikiem obsługi realizującym zaopatrzenie i wydawanie materiałów biurowych i innych wchodzących w skład wyposażenia stanowisk pracy,

-      przedstawianie Wójtowi propozycji składu i zasad działania komisji likwidacyjnej,
sporządzanie projektów wewnętrznych aktów wykonawczych.

14. Utrzymanie należytego porządku w budynkach Urzędu, nadzór nad pracą pracowników
  obsługi.

 

§ 20

Wydział  Obsługi  Księgowej  -  WOK

 

Do zadań WOK należy:

1.        Realizacja obsługi księgowej Urzędu Gminy.

2.       Realizacja planu budżetu Gminy oraz nadzór nad czynnościami wywołującymi skutki finansowe.

3.       Sporządzanie sprawozdań finansowych określonych odrębnymi przepisami oraz sporządzanie bilansu.

4.       Nadzór nad naliczaniem i dokonywaniem wypłat wynagrodzeń oraz rozliczaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników Urzędu oraz innych osób zatrudnianych przez Gminę.

5.       Prowadzenie rachunkowości w sposób umożliwiający jej kontrolę pod względem zgodności z przyjętymi zasadami polityki rachunkowości.

6.       Prowadzenie ewidencji mienia komunalnego.

7.       Prowadzenie windykacji należnych dzierżaw oraz czynszów.

8.       Prowadzenie windykacji opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości oraz opłat
z tytułu użytkowania wieczystego.

9.       Sporządzanie deklaracji podatku VAT-7 i rozliczanie z Urzędem Skarbowym.

10.   Obsługa kasowa Urzędu, gospodarka drukami ścisłego zarachowania.

 

 

 

§ 21

Wydział  Spraw Obywatelskich -  WSO

 

Do zadań WSO należy:

1.      Prowadzenie spraw z zakresu ustawy o powszechnym obowiązku obrony należących do
      Gminy.

2.      Prowadzenie spraw z zakresu zbiórek publicznych na terenie Gminy.

3.      Prowadzenie spraw z zakresu zgromadzeń na terenie Gminy.

4.      Wydawanie decyzji  i  zezwoleń w związku z organizacją  imprez artystycznych, rozrywkowych i masowych  na terenie Gminy.

5.      Prowadzenie spraw z zakresu ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz z zakresu ustawy o narkomanii.

6.      Prowadzenie spraw z zakresu ewidencji szkół i placówek niepublicznych.

7.      Realizacja zadań własnych Gminy w zakresie zapewnienia równego dostępu do świadczeń opieki zdrowotnej – profilaktyka, programy zdrowotne.

8.      Prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem wyborów Prezydenta RP, do Parlamentu Europejskiego, do Sejmu i Senatu RP, organów samorządu terytorialnego oraz referendami ogólnokrajowymi.

9.      Prowadzenie spraw z zakresu statystyki – spisu powszechnego ludności i mieszkań.

10.  Prowadzenie spraw z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych, rejestru
      wyborców.

11.  Prowadzenie spraw z zakresu ewidencji działalności gospodarczej.

12.  Prowadzenie ewidencji obiektów hotelarskich, w kategoriach co do których obowiązek ten ciąży na Wójcie.

13.  Wydawanie zezwoleń na regularny, nieregularny i specjalny transport wynikających
z ustawy o transporcie drogowym.

14.  Prowadzenie postępowania wobec dłużników alimentacyjnych z terenu Gminy.

15.  Prowadzenie wszystkich spraw związanych z dofinansowaniem nauki młodocianych.

16.    Prowadzenie rejestru żłobków i klubów dziecięcych oraz wszystkich spraw związanych z rejestracją,  odmową rejestracji lub wykreśleniem z rejestru a także rozliczaniem dotacji.

17.    Prowadzenie wykazu dziennych opiekunów i wszystkich spraw związanych z wyborem opiekunów oraz ich rozliczaniem.

18.    Rozliczanie dotacji do żłobków podlegających m. Poznań, zgodnie z zawartymi umowami.

 

§ 22

Wydział  Zagospodarowania  Przestrzennego -  WZP

 

Do zadań WZP należy:

1.      Prowadzenie spraw związanych z zagospodarowaniem przestrzeni Gminy i jego skutkami.

2.      Wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.

3.      Wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację
      przedsięwzięcia.

4.      Wydawanie zaświadczeń o przeznaczeniu terenu.

5.      Wydawanie wypisów i wyrysów z planów miejscowych.

6.      Naliczanie wymaganych opłat związanych ze wzrostem lub obniżeniem wartości nieruchomości w związku z uchwaleniem planu miejscowego.

7.      Prowadzenie ewidencji planów miejscowych oraz wniosków o ich sporządzenie.

8.      Prowadzenie rejestru zabytków na terenie Gminy.

 

 

§ 23

Biuro  Obsługi  Klienta -  BOK

 

Do zadań BOK należy:

1.    Udzielanie  wnioskodawcy wyczerpującej informacji na temat jego wniosku.

2.  Informowanie o zasadach funkcjonowania urzędu i obsługi spraw załatwianych w urzędzie.

3.  Wydawanie druków, formularzy niezbędnych w sprawach załatwianych w urzędzie, pomoc w  ich  wypełnianiu, przekazywanie do dekretacji lub ich dekretacja.

4.   Informowanie o adresach i zakresie załatwianych spraw przez inne jednostki samorządu terytorialnego, obsługujące mieszkańców Gminy.

5.   Wykonywanie czynności kancelaryjnych, tj. w szczególności odbiór przesyłek listowych i innych  adresowanych i dostarczanych do Urzędu Gminy.

6.    Rejestracja przesyłek w  elektronicznym systemie obiegu dokumentów.

7.    Dekretacja korespondencji w zakresie uzgodnionym z Wójtem.

8.    Ewidencja i wysyłka korespondencji wychodzącej z Urzędu Gminy.

9.    Pobieranie opłaty skarbowej.

10. Udostępnianie  informatorów  gminnych  i  innych  będących  w  posiadaniu   urzędu, przydatnych w sprawach mieszkańców.

11.  Obsługa telefoniczna w sytuacjach koniecznych.

 

 

§ 24

Komenda Straży Gminnej  -   SG

 

Do zadań SG należy:

1.    Realizacja celów i zadań określonych w „ Statucie Straży Gminnej dla Gminy Tarnowo Podgórne” i przepisach szczególnych.

2.    Prowadzenie spraw z klauzulą „zastrzeżone”.

 

 

§ 25

Urząd  Stanu Cywilnego -  USC

 

Do zadań USC należy:

1.    Prowadzenie spraw z zakresu zadań i kompetencji należących do kierownika Urzędu Stanu Cywilnego.

2.    Przyjmowanie ustnych rozporządzeń na wypadek śmierci – prowadzenie rejestru
i przechowywanie protokołów ostatniej woli.

 

§ 26

Stanowisko ds. audytu wewnętrznego – audytor -  AW

Do zadań AW należy:

1.   Sporządzanie planu audytu oraz jego wykonanie, a w szczególności:

-        identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością Urzędu,

-        opiniowanie skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym systemie,

-        dostarczanie Wójtowi, w oparciu o ocenę systemów kontroli wewnętrznej racjonalnego zapewnienia, że Urząd działa prawidłowo,

-        w zakresie określonym planem audytu, badanie wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu,

-        ocena zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce przepisami wewnętrznymi,

-        ocena efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli,

-        ocena przestrzegania zasad celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskanie możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań finansowych,

-        sporządzanie sprawozdań z poszczególnych audytów, przedstawienie uwag
i wniosków, dotyczących poprawy skuteczności działania w danym obszarze,

2.   Dokonywanie czynności doradczych na wniosek Wójta.

 

§ 27

Stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy – BHP

Do zadań BHP należy:

1.      Pełnienie funkcji służby bhp dla Urzędu .

2.      Opracowywanie ocen ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk.

3.      Zapewnienie pod względem organizacyjno-prawnym przestrzegania przepisów bhp
       w Urzędzie.

4.      Przeprowadzanie i organizacja szkoleń pracowniczych w zakresie przestrzegania
       przepisów bhp.

 

§ 28

Stanowisko ds. funduszy unijnych -  FU

Do zadań FU należy:

1.  Pozyskiwanie informacji o możliwościach finansowania działań w Gminie ze środków zewnętrznych.

2.   Tworzenie  i  aktualizacja  bazy  danych  o funduszach Unii  Europejskiej  i  udostępnianie
zainteresowanym.

3.   Współpraca z kierownikami wydziałów oraz z pracownikami merytorycznymi w zakresie
przygotowywania wniosków o dofinansowanie oraz ich realizacji.

4.        Informowanie kierowników jednostek organizacyjnych Gminy o możliwościach    pozyskiwania środków na zadania realizowane w ramach ich działalności.

5.        Informowanie przedsiębiorców, rolników oraz mieszkańców Gminy o możliwościach skorzystania z dofinansowania ze środków unijnych ich działalności.

6.        Współpraca z innymi gminami  w zakresie tworzenia wspólnych programów realizujących cele publiczne z wykorzystaniem środków unijnych.

7.        Organizacja szkoleń w zakresie pozyskiwania środków unijnych.

8.        Prowadzenie działalności informacyjnej o funkcjonowaniu Unii Europejskiej oraz
o zadaniach i możliwościach stojących w związku z tym przed jednostkami samorządu terytorialnego.

9.        Koordynacja prawidłowej realizacji, rozliczania i sprawozdawczości projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej.

10.    Koordynacja działań związanych z obsługą potencjonalnego inwestora zagranicznego przy współpracy wydziałów merytorycznych.

 

§ 29

Stanowisko ds. kadr i płac  -  KiP

Do zadań KiP należy:

1.    Obsługa spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy za wyjątkiem dyrektorów szkół:

-        sporządzanie umów o pracę,

-        prowadzenie teczek akt osobowych pracowników,

-        sporządzanie angaży dla pracowników i ścisła współpraca z Wydziałem Obsługi Księgowej w zakresie realizacji spraw finansowych wynikających ze stosunku pracy pracowników urzędu,

-      inne czynności związane z obsługą kadrową pracowników, w zależności od potrzeb bieżących.

2.    Wykonywanie zadań przypisanych administratorowi danych osobowych, zgodnie z ustawą o ochronie  danych osobowych i przepisami wykonawczymi.

3.    Naliczanie wynagrodzeń pracowników.

4.    Naliczanie pozostałych list płac i innych wynagrodzeń (diety, ryczałty, zlecenia).

5.    Sporządzanie rozliczeń z ZUS, US w zakresie podatku dochodowego i z PZU.

6.    Rozliczanie dokumentów wewnętrznych związanych z płacami i pochodnymi.

7.    Sporządzanie zaświadczeń o zarobkach, sporządzanie dokumentacji kapitału początkowego.

8.    Przyjmowanie i ewidencja oświadczeń od nowozatrudnionych pracowników odnośnie zapoznania się z procedurami wewnętrznymi Urzędu.

 

§ 30

Stanowisko ds. komunikacji społecznej -  KS

Do zadań KS należy:

1.        Organizacja gminnych spotkań, uroczystości, imprez okolicznościowych.

2.        Współpraca, kontakty ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw.

3.        Organizowanie i obsługa wyjazdów zagranicznych delegacji Gminy.

4.        Inicjowanie, organizowanie i koordynacja projektów dotyczących współpracy” bliźniaczej” Gminy z innymi samorządami.

5.        Utrzymywanie i rozwijanie relacji z mediami ( prasa, radio i telewizja).

6.        Koordynowanie działań promocyjnych Gminy w mediach zgodnie z programem promocji.

7.        Przygotowywanie projektów rocznych, kwartalnych i miesięcznych planów dotyczących współpracy z mediami.

8.        Cykliczne przygotowywanie projektów relacji prasowych dla mediów z wydarzeń
w Gminie.

9.        Pełnienie funkcji redaktora naczelnego miesięcznika gminnego ”Sąsiadka-Czytaj”

10.    Przygotowywanie stałych relacji umieszczanych na stronie internetowej z wydarzeń w gminie z uczestniczeniem władz Gminy.

11.    Przygotowywanie i  współpraca nad przygotowywaniem odpowiedzi na pytania kierowane do Wójta.

12.    Pełnienie roli tłumacza w kontaktach Wójta z osobami nie władającymi językiem polskim, a nie wymagających  udziału tłumacza przysięgłego (dotyczy języka angielskiego i niemieckiego).

13.    Tłumaczenie korespondencji angielskojęzycznej i niemieckojęzycznej.

14.    Współpraca z jednostkami organizacyjnymi  Gminy w zakresie relacji z mediami.

 

 

§ 31

Stanowisko ds. kontroli wewnętrznej Urzędu
i innych jednostek organizacyjnych Gminy – KW

 Do zadań KW należy:

1.        Kontrola prawidłowości działania wewnętrznych komórek i stanowisk Urzędu Gminy.

2.        Kontrola prawidłowości działania jednostek organizacyjnych Gminy.

3.        Występowanie do Wójta Gminy w sprawach wynikających z w/ w kontroli.

4.    Przygotowywanie projektów aktów wewnętrznych (zarządzeń Wójta i uchwał Rady Gminy) w zakresie kompetencji opisanego stanowiska oraz ich bieżąca aktualizacja
z uwagi na zmianę ustawodawstwa.

 

§ 32

Stanowisko ds. obrony cywilnej i ochrony p. pożarowej  -  OC

Do zadań OC należy:

1.        Wykonywanie działań przypisanych Wójtowi, jako terenowemu organowi obrony cywilnej – szefowi obrony cywilnej Gminy – na mocy ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP i przepisów wykonawczych oraz innych związanych z nimi, aktualnie obowiązujących.

2.        Wykonywanie działań przypisanych Wójtowi na mocy ustawy o klęskach żywiołowych
i przepisów wykonawczych oraz innych związanych z nimi, aktualnie obowiązujących, za wyjątkiem kierowania działaniami w czasie klęski żywiołowej.

3.        Ochrona przeciwpożarowa w zakresie należącym do obowiązków Gminy:

-     kontrola i nadzór nad jednostkami Ochotniczej Straży Pożarnej w Gminie Tarnowo Podgórne,

-     rozliczanie diet za akcje,

-     zakup materiałów i sprzętu przeciwpożarowego,

-     ubezpieczenia.

4.         Prowadzenie szkoleń z zakresu obrony cywilnej.

5.         Przygotowywanie projektów umów i aktów wewnętrznych (zarządzeń Wójta i uchwał
 Rady Gminy) w zakresie kompetencji opisanego stanowiska oraz ich bieżąca aktualizacja
 z uwagi na zmianę ustawodawstwa.

6.         Nadzór nad realizacją wydatków rad  sołeckich.

7.         Rozliczanie wpływów i kosztów utrzymania świetlic wiejskich.

8.         Pomoc techniczno-organizacyjna przy przeprowadzeniu wyborów sołtysów i rad 
 sołeckich.

 

§ 33

Stanowisko ds. obsługi prawnej – radca prawny koordynator  RPK

 Do zadań RPK należy:

1. Obsługa prawna, w rozumieniu ustawy o radcach prawnych, Urzędu Gminy a w szczególności:

-       zastępowanie Gminy przed sądami i organami administracyjnymi,

-       badanie zgodności z prawem przedkładanych w tym celu projektów aktów normatywnych  organów Gminy.

-       badanie zgodności z prawem przedkładanych w tym celu projektów decyzji administracyjnych pochodzących z Urzędu Gminy.

-       opiniowanie przedkładanych w tym celu projektów umów zawieranych przez Gminę.

-       sporządzanie wzorów umów typowych i projektów umów nietypowych.

-       w zakresie zleconym przez Wójta udział w negocjacjach w celu zapewnienia aby przedstawiane propozycje i rozwiązania były zgodne z obowiązującym prawem.

-       sporządzanie opinii prawnych.

-       monitorowanie zmian w przepisach prawa dotyczących funkcjonowania Urzędu

2.   Koordynacja pracy drugiego stanowiska ds. obsług prawnej.

3. Koordynacja i współpraca w zakresie spraw zlecanych do zewnętrznych kancelarii
prawnych.

4.  Inne czynności związane z obsługą prawną Urzędu Gminy, zgodnie z ustawą o radcach  prawnych.

 

 

§ 34

Stanowisko ds. obsługi prawnej – radca prawny   RP

 Do zadań RP należy:

1.    Obsługa prawna, w rozumieniu ustawy o radcach prawnych, Urzędu Gminy,
a w szczególności:

-       zastępowanie Gminy przed sądami i organami administracyjnymi,

-       badanie zgodności z prawem przedkładanych w tym celu projektów aktów normatywnych  organów Gminy.

-       badanie zgodności z prawem przedkładanych w tym celu projektów decyzji administracyjnych pochodzących z Urzędu Gminy.

-       opiniowanie przedkładanych w tym celu projektów umów zawieranych przez Gminę.

-       sporządzanie wzorów umów typowych i projektów umów nietypowych.

-       w zakresie zleconym przez Wójta udział w negocjacjach w celu zapewnienia aby przedstawiane propozycje i rozwiązania były zgodne z obowiązującym prawem.

-       sporządzanie opinii prawnych.

-       monitorowanie zmian w przepisach prawa dotyczących funkcjonowania Urzędu

2. Inne czynności związane z obsługą prawną Urzędu Gminy, zgodnie z ustawą o radcach  prawnych.

 

§ 35

Stanowisko ds. obsługi  Rady  -  OR

 Do zadań OR należy:

1.      Obsługa kancelaryjna i organizacyjna Rady .

2.      Sporządzanie protokółów z posiedzeń Rady .

3.      Kierowanie uchwał Rady Gminy do właściwych organów nadzoru.

4.      Prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego.

5.      Prowadzenie rejestrów – wniosków Rady, uchwał Rady i  Komisji Rady

6.        Prowadzenie zbioru dokumentów organizacyjnych jednostek organizacyjnych Gminy, za wyjątkiem szkół i przedszkoli.

 

7.      Kierowanie uchwał Rady i Komisji Rady, do podmiotów odpowiedzialnych za ich realizację.

8.      Umieszczanie w BIP – informacji z działalności Rady Gminy, Komisji Rady -  wynikających z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.

9.      Prowadzenie rejestru instytucji kultury i  odznaczeń.

10.  Obsługa organizacyjna szkoleń organizowanych dla radnych.

11.  Obsługa proceduralna spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi radnych.

 

§ 36

Stanowisko ds. obsługi sekretariatu  -  OA

 Do zadań OA należy:

1.        Obsługa sekretariatu Urzędu .

2.        Prowadzenie rejestru skarg i wniosków, książki kontroli i dokumentacji z tym związanej, rejestru pieczęci urzędowych i innych centralnych rejestrów dotyczących organizacji pracy Urzędu, wynikających z przepisów i zarządzeń Wójta.

3.        Przygotowywanie sprawozdań

4.        Ustalanie urlopów należnych pracownikom oraz prowadzenie ewidencji urlopów.

5.        Obsługa procesów Systemu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Urzędzie zgodnie
z obowiązującymi regulaminami i procedurami w zakresie Systemu Doskonalenia Zawodowego.

6.        Sporządzanie i prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych.

7.        Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zwalczania bezrobocia – prace społecznie użyteczne.

8.        Prowadzenie spraw praktyk uczniowskich i studenckich.

9.        Prowadzenie spraw związanych z prenumeratą czasopism.

10.    Prowadzenie terminarza służbowego Wójta,  Pierwszego Zastępcy Wójta i Sekretarza.

 

§ 37

Stanowisko ds. obsługi kancelaryjnej Wójta  -  OKW

 Do zadań OKW należy:

1.   Obsługa kancelaryjna i organizacyjna Wójta działającego jako organ Gminy.

2.   Prowadzenie protokółów z posiedzeń Wójta działającego jako organ Gminy.

3.  Prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta jako organu wykonawczego i  jako kierownika zakładu pracy

4. Kierowanie  zarządzeń Wójta  działającego jako organ Gminy, do podmiotów odpowiedzialnych za ich realizację i pracujących w oparciu o nie.

5.  Umieszczanie w BIP – informacji z działalności Wójta wynikających z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.

6.  Prowadzenie sekretariatu drugiego Zastępcy Wójta.

 

 

§ 38

Stanowisko ds. promocji  -  P

 Do zadań P należy:

1. Organizowanie i prowadzenie promocji i marketingu na rzecz Gminy, a zwłaszcza opracowywanie wydawnictw i materiałów promocyjnych (biuletyny, foldery reklamowe, foldery inwestycyjne), przygotowywanie uczestnictwa Gminy w targach, wystawach, konkursach i innych imprezach promocyjnych, prezentowanie ofert gospodarczych Gminy.

2. Opracowywanie innych informatorów gminnych w nawiązaniu do zmienności zadań
i organizacji Gminy.

3.  Organizacja gminnych spotkań, uroczystości, imprez okolicznościowych.

4.  Redakcja gminnej strony internetowej www.tarnowo-podgorne.pl i www.poziom-wyżej.pl

5.  Opracowywanie spójnych programów ( strategii) promocji Gminy.

6.  Promowanie terenów inwestycyjnych Gminy.

 

§ 39

Stanowisko ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi  – OP

 Do zadań OP należy:

1.        Przygotowywanie bieżącej dokumentacji współpracy z organizacjami pozarządowymi.

2.        Przygotowywanie projektu uchwały „Program współpracy z organizacjami pozarządowymi”.

3.        Przygotowywanie otwartego konkursu ofert organizacji pozarządowych:

-        przygotowywanie zarządzeń Wójta o ogłoszeniu konkursu,

-        publikowanie ogłoszenia,

-        przyjmowanie ofert.

4.        Obsługa procesu udzielania i rozliczania dotacji dla organizacji pozarządowych:

-     weryfikacja formalna ofert,

-     przygotowywanie zestawienia informacji dla komisji oceniającej,

-     udział w komisji oceniającej,

-     przygotowywanie protokołów z obrad komisji,

-     przygotowywanie umów,

-     bieżąca wymiana informacji oraz prowadzenie korespondencji z organizacjami pozarządowymi,

-     kontrola sprawozdań organizacji pozarządowych ze zrealizowanych zadań.

5.        Prowadzenie rejestru organizacji pozarządowych.

6.        Wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie oraz przepisów powiązanych.

 

§ 40

Stanowisko ds. zamówień publicznych – ZP

Do zadań  ZP należy:

1.        Organizacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

-    przyjmowanie wniosków o wszczęcie postępowania,

-    opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

-    wysyłanie ogłoszeń przewidzianych Prawem zamówień publicznych do publikacji,

-    wydawanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

-    udzielanie wyjaśnień do specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

-    przyjmowanie ofert.

-    formalno-prawna obsługa komisji przetargowych

2.        Przeprowadzanie postępowań i przygotowywanie umów:

-              sporządzanie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

-              powiadamianie o wynikach postępowania,

-              rozstrzyganie ewentualnych odwołań,

-              przygotowywanie umów i aneksów

-              kontrola realizacji umów w zakresie:

·         sprawdzania zgodności realizacji przedsięwzięcia z zawartą umową,

·         zbierania informacji o należytym wykonaniu umowy.

3.        Weryfikacja merytoryczna faktur i rachunków za wykonane usługi, remonty, inwestycje, zakupione towary, będących w zakresie spraw objętych zadaniami na stanowisku.

4.        Wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisów powiązanych.

 

§ 41

Pełnomocnik Wójta ds. ochrony informacji niejawnych

 

Do zadań Pełnomocnika Wójta ds. ochrony informacji niejawnych należy:

1.     Kierowanie sprawami dotyczącymi ochrony informacji niejawnych.

2.    Wykonywanie innych czynności określonych w przepisach dotyczących ochrony informacji niejawnych.

 

§ 42

Stanowisko ds. archiwum zakładowego

 

Do zadań Stanowiska ds. archiwum zakładowego należy:

1.     Nadzór nad prawidłowym przygotowaniem dokumentacji do archiwizacji - prowadzenie instruktażu.

2.     Przejmowanie akt z wydziałów do archiwum zakładowego.

3.     Prowadzenie ewidencji archiwum.

4.     Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji.

5.     Udostępnianie akt.

6.     Brakowanie dokumentacji:

  -     wydzielanie akt do brakowania oraz sporządzanie ich spisów,

  -     uzyskiwanie zgody na brakowanie z Archiwum Państwowego,

  -     przekazywanie dokumentacji do zniszczenia i archiwizacja potwierdzenia
o zniszczeniu w  aktach brakowania.

7.     Przekazywanie akt do Archiwum  Państwowego.

 

§ 43

Pracownicy obsługi

 

Do zadań pracowników obsługi należy:

1.      Pracownicy obsługi podlegają Wydziałowi Informacji Publicznej i Obsługi Administracji.

2.      Pracownicy obsługi wykonują m.in. czynności:

-       bieżące zaopatrzenie Urzędu,

-       utrzymywania w stanie porządku i czystości obiektu Urzędu i wyposażenia,

-       bieżącego nadzoru nad sprawnością techniczną urządzeń i obiektów Urzędu,

 

ROZDZIAŁ  V

Planowanie pracy w Urzędzie

§ 44

Podstawę planowania działalności Urzędu stanowią:

1.      Przepisy określające zadania własne i zlecone Gminy.

2.      Zadania przyjęte przez Gminę w drodze porozumień.

3.      Uchwały Rady Gminy.

4.      Zarządzenia Wójta.

5.      Postulaty zgłaszane przez  sołtysów, rady sołeckie i mieszkańców.

6.      Zobowiązania wynikające z uczestnictwa w porozumieniach i związkach komunalnych oraz stowarzyszeniach gmin.

7.      Zakres zadań związanych z załatwianiem indywidualnych spraw mieszkańców.

8.      Postulaty zgłaszane przez pracowników Urzędu Gminy.

 

§ 45

Szczegółowy tryb i zasady postępowania przy realizacji planu pracy, o którym mowa w § 40, oraz sposobu kontroli jego wykonywania, określa Wójt.

 

ROZDZIAŁ  VI

Organizacja działalności kontrolnej

 

§ 46

W Urzędzie funkcjonują procedury kontroli zarządczej oparte na standardach Kontroli Zarządczej wydanych przez Ministra Finansów w Komunikacie Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 roku.

§ 47

 

1.      W Urzędzie sprawowana jest kontrola wewnętrzna i zewnętrzna.

2.      Kontrolę wewnętrzną bieżącą sprawują: Wójt, zastępcy Wójta, Sekretarz, Skarbnik, Kierownicy Wydziałów, Biura w stosunku do pracowników bezpośrednio im podległych, niezależnie od czynności kontroli instytucjonalnej .

3.      Kontrolę zewnętrzną w stosunku do Urzędu Gminy wykonują instytucje i organy prawnie do tego umocowane.

 

§ 48

 

1.      Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem: legalności, rzetelności, gospodarności, celowości, terminowości, efektywności.

2.      Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałanie im
w przyszłości.

3.    W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:

-       kompleksowe - obejmujące całość lub obszerną część działalności wydziałów, referatów lub samodzielnych stanowisk,

-       problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia,

-       wstępne - obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,

-       bieżące - obejmujące czynności w toku,

-       sprawdzające (następne) - mające miejsce po dokonaniu określonych czynności,
w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.

4.        Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne
i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.

5.        Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

6. Kontroli dokonują: Wójt lub na jego polecenie kontroler wewnętrzny albo osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta w odniesieniu do kierowników poszczególnych wydziałów, biur lub stanowisk samodzielnych,
a kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników.

7.        Uregulowania zawarte w ust. 6 nie wyłączają uprawnień Wójta, kontrolera wewnętrznego lub innej umocowanej osoby, do przeprowadzenia kontroli konkretnego stanowiska pracy.

8.        Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się w terminie 7 dni od daty jej zakończenia protokół pokontrolny.

9.        Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, które otrzymują kierownik kontrolowanej komórki lub samodzielny pracownik, przełożony kierownika lub pracownika i wydział organizacyjny.

10. Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą  odpowiednio elementy przewidziane dla protokołu pokontrolnego.

11. Wójt może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa.

 

ROZDZIAŁ  VII

Postanowienia końcowe

 

§ 49

 

Zmiana niniejszego Regulaminu następuje w drodze zarządzenia Wójta.